Privacyverklaring en wettelijke informatie

Laatst bijgewerkt: [datum]

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door:

[Naam onderneming of vereniging]

• Adres: [straat, huisnummer, postcode en gemeente]
• E-mail: [e-mailadres]
• Telefoon: [telefoonnummer]
• Ondernemingsnummer: [indien van toepassing]
• Btw-nummer: [indien van toepassing]

[Naam onderneming of vereniging] is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Voor vragen over uw persoonsgegevens of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via [e-mailadres of contactpersoon].

[Indien van toepassing: contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming.]

2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Afhankelijk van uw relatie met onze organisatie verwerken wij persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden.

Nieuwsbrieven en andere communicatie

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of andere elektronische communicatie, gebruiken wij uw gegevens om u de gevraagde berichten, informatie en uitnodigingen te bezorgen.

Deze verwerking gebeurt in beginsel op basis van uw toestemming, die u op ieder moment kunt intrekken.

Wanneer u reeds klant bent, kunnen wij u onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden informeren over onze eigen gelijkaardige producten of diensten. Voor zover gerechtvaardigd, baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens hiervoor op ons gerechtvaardigd belang om onze bestaande klantenrelaties te onderhouden.

Klantrelaties en administratie

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor het beheren van onze klantrelaties, het uitvoeren van overeenkomsten, het beantwoorden van vragen, het opvolgen van bestellingen en betalingen en het verzorgen van onze administratie.

Afhankelijk van het doel gebeurt deze verwerking op basis van de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een correcte en efficiënte bedrijfsvoering.

Ledenadministratie en verenigingsactiviteiten

Wanneer u lid bent van onze vereniging, kunnen wij uw gegevens verwerken voor het beheer van uw lidmaatschap, onze ledenadministratie, de opvolging van lidgelden en de communicatie over onze werking en activiteiten.

Afhankelijk van het concrete doel kan deze verwerking steunen op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of uw toestemming.

Voor promotionele communicatie houden wij rekening met de toepasselijke wettelijke voorwaarden.

Evenementen, activiteiten en bestellingen

Wanneer u zich inschrijft voor een evenement of activiteit, of een bestelling plaatst, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw registratie of bestelling te behandelen, uw deelname te organiseren, praktische informatie te bezorgen en eventuele betalingen en facturatie af te handelen.

Deze verwerking gebeurt doorgaans op basis van de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.

Voor bepaalde administratieve en fiscale verwerkingen kunnen aanvullende wettelijke verplichtingen gelden.

Gepersonaliseerde communicatie

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om onze communicatie af te stemmen op relevante kenmerken, voorkeuren, interesses en eerdere interacties.

Daarbij kunnen wij bijvoorbeeld rekening houden met uw taalvoorkeur, klant- of lidmaatschapsgegevens, deelname aan activiteiten, groepsindelingen en, waar rechtmatig toegestaan, uw eerdere interacties met onze communicatie.

Afhankelijk van het concrete doel gebeurt deze verwerking op basis van uw toestemming of een gerechtvaardigd belang, voor zover aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.

Beveiliging en naleving van verplichtingen

Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens en technische gegevens verwerken om onze dienstverlening te beveiligen, misbruik te voorkomen, verzoeken van betrokkenen te behandelen en onze wettelijke verplichtingen na te leven.

Dit kan gebeuren op basis van een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening.

[De organisatie moet de toepasselijke doeleinden en rechtsgronden controleren, niet-relevante onderdelen verwijderen en eventuele andere doeleinden aanvullen. Bij een beroep op gerechtvaardigd belang moet ook het concrete belang voldoende duidelijk worden omschreven.]

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met onze organisatie en de diensten waarvan u gebruikmaakt, kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, aanspreektitel en andere identificerende gegevens.
• Contactgegevens: e-mailadres, privé- en professioneel postadres, telefoonnummer, gsm-nummer en faxnummer.
• Persoonlijke en aanvullende profielgegevens: geboortedatum, geslacht, taalvoorkeur en andere gegevens die relevant zijn voor onze dienstverlening of activiteiten.
• Professionele gegevens: bedrijfsnaam, functie of aanspreektitel, zakelijke contactgegevens en, indien relevant, ondernemings- of btw-nummer.
• Klant- en ledengegevens: klant- of lidnummer, lidmaatschapsgegevens, groepsindelingen, lidgeld en betaalstatus.
• Interesses en voorkeuren: informatie waarmee wij contacten kunnen indelen in relevante doelgroepen en onze communicatie of dienstverlening kunnen afstemmen op hun interesses en voorkeuren.
• Inschrijvings- en bestelgegevens: informatie over evenementen, activiteiten, deelnemers, bestellingen, aantallen, praktische keuzes, menuvoorkeuren, betalingen, facturatie en eventuele openstaande of terug te betalen bedragen.
• Communicatie- en toestemmingsgegevens: inschrijvingen, communicatievoorkeuren, opt-in registraties, herkomst van toestemming, verzendhistoriek en uitschrijvingen.
• Verzend- en interactiegegevens: gegevens over verzendingen, afleverproblemen, geregistreerde openingen, aangeklikte links, eerdere betrokkenheid en technische redenen waarom bepaalde berichten niet werden verzonden.
• Technische en beveiligingsgegevens: gegevens zoals IP-adressen, tijdstippen en informatie die noodzakelijk kan zijn voor de beveiliging en betrouwbare werking van onze elektronische dienstverlening.

Bij bepaalde administratieve handelingen kunnen eerdere versies van contactgegevens tijdelijk worden bewaard om wijzigingen te kunnen controleren of herstellen.

Niet alle genoemde gegevens worden noodzakelijk voor iedere persoon verwerkt. Welke gegevens wij verzamelen, hangt af van het doel van de verwerking, uw relatie met onze organisatie en de informatie die wij rechtmatig verkrijgen.

Wij beperken de verwerking tot gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven.

Wanneer bepaalde gegevens verplicht zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, inschrijving of aanvraag, wordt dit waar passend aangegeven. Het niet verstrekken van deze gegevens kan betekenen dat wij de betrokken dienst of aanvraag niet kunnen uitvoeren.

[Vul eventuele bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, religieuze of politieke overtuigingen, en de specifieke doeleinden en rechtsgrond of toepasselijke uitzondering daarvoor afzonderlijk aan.]

4. Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of evenement, een bestelling plaatst, lid wordt van onze vereniging of contact met ons opneemt.

Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen uit onze bestaande klant- of ledenadministratie, eerdere contacten, rechtmatig verkregen gegevensbestanden of systemen waarmee wij samenwerken.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks bij u werden verzameld, verstrekken wij de wettelijk vereiste informatie over de herkomst en verwerking van deze gegevens, voor zover die informatieplicht van toepassing is.

[Vermeld hier de werkelijke externe gegevensbronnen en categorieën van bronnen wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks bij betrokkenen worden verzameld.]

5. Elektronische communicatie en statistieken

Voor het beheren, verzenden en verbeteren van onze elektronische communicatie kunnen wij gebruikmaken van een professioneel communicatieplatform.

Verzending en statistieken

Voor het beheer en de verbetering van onze elektronische communicatie kunnen wij per contact bijhouden welke berichten werden verzonden, of deze werden afgeleverd, of en wanneer een opening werd geregistreerd, welke links werden aangeklikt en of een contact zich heeft uitgeschreven.

Ook technische afleverproblemen en redenen waarom bepaalde berichten niet werden verzonden, kunnen worden geregistreerd.

Deze gegevens worden verwerkt via de eigen tracking-voorzieningen van SOLID Mailings, zonder gebruik te maken van externe analysediensten zoals Google Analytics.

De verzamelde gegevens worden gebruikt voor verzendbeheer, technische probleemoplossing, rapportering, het verbeteren van onze communicatie en het beperken van ongewenste of niet-relevante verzendingen.

Daarbij kunnen wij onder meer de aflever- en openingsresultaten per e-mailprovider vergelijken om mogelijke afleverproblemen vast te stellen.

Bij deze registraties kunnen ook contact- en profielgegevens worden bewaard zoals die beschikbaar waren op het moment van verzending. Hierdoor kunnen historische gegevens blijven bestaan, ook wanneer bepaalde contactgegevens later worden gewijzigd.

Openings- en klikregistratie

E-mails kunnen een unieke afbeelding bevatten waarmee wordt geregistreerd of en wanneer een bericht wordt geopend. Links kunnen eveneens via een unieke verwijzing verlopen om vast te stellen welke links worden aangeklikt.

Deze registraties zijn niet altijd volledig nauwkeurig. Sommige e-mailprogramma's en beveiligingssystemen laden afbeeldingen of controleren links automatisch. Omgekeerd kan een opening ongeregistreerd blijven wanneer afbeeldingen niet worden geladen.

De registratie beperkt zich tot de beschreven interacties met onze communicatie. Wij gebruiken deze voorzieningen niet om uw surfgedrag op externe websites te volgen of om gegevens met externe advertentienetwerken te koppelen.

Voor zover deze verwerkingen toestemming vereisen, moeten zij op die toestemming berusten. Voor andere statistische en technische verwerkingen kan, afhankelijk van het concrete doel, een andere geldige rechtsgrond van toepassing zijn.

Segmentatie en relevante communicatie

Wij kunnen onze contacten indelen in groepen op basis van gegevens zoals taal, interesses, voorkeuren, klant- of lidmaatschapsgegevens en deelname aan activiteiten.

Waar rechtmatig toegestaan, kunnen wij ook eerdere interacties met onze berichten gebruiken om communicatie gerichter en relevanter te maken.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren om:

• Informatie of uitnodigingen te versturen naar bepaalde groepen.
• Praktische herinneringen en vervolgberichten te bezorgen.
• Berichten af te stemmen op eerder getoonde interesses.
• Verjaardagswensen te versturen.
• Afleverproblemen bij bepaalde e-mailproviders te onderzoeken en gerichte herverzendingen uit te voeren.
• De verzending technisch te optimaliseren en de kans op een betrouwbare aflevering te verbeteren.
• Verdere verzending te beperken wanneer contacten langdurig geen betrokkenheid meer tonen.

Bij het beoordelen van eerdere betrokkenheid kunnen onder meer geregistreerde openingen, klikken en afleverproblemen worden meegenomen.

Afhankelijk van de gekozen instellingen kunnen contacten die gedurende meerdere berichten geen betrokkenheid tonen, automatisch worden uitgesloten van verdere mailings. Dit beëindigt niet automatisch hun eventuele klant- of ledenrelatie.

Dergelijke verwerking kan vormen van geautomatiseerde segmentatie of profilering omvatten. Wij passen deze uitsluitend toe voor rechtmatige doeleinden en binnen de daarvoor geldende voorwaarden.

[Controleer of de beschreven vormen van tracking, segmentatie en profilering overeenstemmen met de werkelijke communicatiepraktijken en rechtsgronden van uw organisatie.]

6. Uitschrijven en communicatievoorkeuren

Via de daarvoor voorziene links in onze e-mails kunt u uw gegevens en communicatievoorkeuren aanpassen of zich uitschrijven.

Wanneer u zich uitschrijft, wordt dit geregistreerd en wordt verdere verzending naar het betrokken e-mailadres of gsm nummer (sms) via het gebruikte communicatieplatform geblokkeerd.

Deze blokkering blijft behouden, ook wanneer dezelfde contactgegevens later opnieuw worden toegevoegd of geïmporteerd.

Om uitschrijvingen en bezwaren te kunnen aantonen en blijvend te respecteren, kunnen wij onder meer het betrokken e-mailadres en/of gsm nummer, de datum van uitschrijving en, voor zover noodzakelijk, aanvullende identificatie- en bewijsgegevens bewaren.

Een uitschrijving betekent niet dat uw volledige contactrecord automatisch wordt verwijderd. Gegevens die noodzakelijk blijven voor bijvoorbeeld een bestaande klantrelatie, ledenadministratie, deelname aan een activiteit of wettelijke verplichtingen kunnen afzonderlijk bewaard blijven.

U kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Wij behandelen dergelijke bezwaren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

7. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige rechtsgrond verdere bewaring vereist.

Daarbij maken wij onderscheid tussen de volgende categorieën:

• Contact-, klant- en ledengegevens: zolang zij noodzakelijk zijn voor de bestaande relatie, onze administratie of andere rechtmatige doeleinden.
• Nieuwsbrief- en communicatiegegevens: zolang de betrokken communicatie rechtmatig plaatsvindt en verdere bewaring noodzakelijk is.
• Verzend-, openings- en klikstatistieken: gedurende de periode die noodzakelijk is voor de toepasselijke statistische, administratieve en communicatiegerelateerde doeleinden.
• Opt-inregistraties: zolang nodig om de rechtmatigheid van eerdere communicatie en de verkregen toestemming te kunnen aantonen.
• Uitschrijf- en uitsluitingsgegevens: zolang noodzakelijk om verdere ongewenste verzendingen te voorkomen en bezwaren te respecteren.
• Evenementregistraties en bestellingen: zolang nodig voor de organisatie, verwerking, administratieve afhandeling en eventuele wettelijke verplichtingen.
• Financiële gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
• Historische profielgegevens en beveiligingsgegevens: niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor deze worden bewaard.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wanneer een wettelijke verplichting of andere geldige grond verdere bewaring rechtvaardigt.

[Vul hier de concrete bewaartermijnen of objectieve criteria van uw organisatie in. Vermeld afzonderlijk de termijnen voor bijvoorbeeld contactgegevens, verzendstatistieken, evenementregistraties en financiële administratie.]

8. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Voor het beheer van onze contacten, elektronische communicatie, inschrijvingen en aanverwante administratie kunnen wij gebruikmaken van SOLID Mailings, een platform aangeboden door Christophe Zenner, handelend onder de handelsnamen IT4Professionals en SOLID Mailings.

De aanbieder verzorgt de technische infrastructuur en verwerkt persoonsgegevens namens onze organisatie overeenkomstig de toepasselijke contractuele afspraken en verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van de diensten en functies die wij gebruiken, kunnen ook andere partijen betrokken zijn, waaronder:

• Hosting- en andere technische dienstverleners.
• Dienstverleners voor het verzenden van sms-berichten.
• Betalingsdienstverleners voor online betalingen.
• Organisatoren, uitvoerende partners of andere partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij evenementen en activiteiten.
• Leveranciers van administratieve systemen, CRM-toepassingen of andere diensten waarmee gegevens worden uitgewisseld.

Wij kunnen persoonsgegevens ook verwerken en bewaren in onze eigen administratieve systemen, bijvoorbeeld na een export uit ons communicatieplatform.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond en, waar vereist, passende doorgiftewaarborgen bestaan.

[Vul hier de werkelijk gebruikte ontvangers of categorieën van ontvangers en eventuele internationale doorgiften aan. Vermeld waar nodig ook de betrokken landen, de toepasselijke waarborgen en hoe daarover meer informatie kan worden verkregen.]

9. Uw rechten

Overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving beschikt u, onder de wettelijke voorwaarden, over verschillende rechten:

• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Het recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Het recht op verwijdering van persoonsgegevens.
• Het recht op beperking van bepaalde verwerkingen.
• Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens, wanneer van toepassing.
• Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Het recht om eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

U hebt het recht om op ieder moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Een verzoek om verwijdering betekent niet noodzakelijk dat alle gegevens onmiddellijk worden gewist. Bepaalde persoonsgegevens kunnen bewaard blijven wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige rechtsgrond bestaat, bijvoorbeeld om eerdere uitschrijvingen blijvend te respecteren.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via [e-mailadres].

Wij behandelen uw verzoek overeenkomstig de wettelijke termijnen en voorwaarden. Wanneer dat nodig is, kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit te verifiëren.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging en technische gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Daarbij maken wij gebruik van technische dienstverleners die gehouden zijn aan passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Voor de beveiliging van onze formulieren en elektronische communicatie kunnen technische gegevens, zoals IP-adressen, tijdstippen en informatie over verdachte verzoeken, worden geregistreerd.

Deze gegevens worden gebruikt om misbruik, ongeoorloofde toegang en andere beveiligingsincidenten te voorkomen of te onderzoeken.

Ook bij het exporteren, bewaren en verder verwerken van persoonsgegevens buiten het communicatieplatform nemen wij passende voorzorgsmaatregelen.

11. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, gegevensverwerking of de toepasselijke regelgeving verandert.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier wanneer dat wettelijk vereist is.

De meest recente versie van deze verklaring is steeds via deze pagina beschikbaar.

Voor bijkomende vragen kunt u contact opnemen met [naam organisatie] via [e-mailadres].